Om de excursies voorspoedig en veilig te laten verlopen staan hieronder de afspraken waaraan je je tijdens de activiteit aan zult houden. Lees de afspraken goed door, dit document zal je ter zijner tijd fysiek ontvangen en moet je ondertekenen en weer inleveren bij de reiscoördinator. Minderjarige studenten laten dit document medeondertekenen door hun ouders-verzorgers.

Ter voorbereiding:

• Zorg dat de thuisblijvers altijd de juiste reisgegevens hebben, ook al vind je dat zelf niet echt nodig.
• Zorg dat je in het bezit bent van de juiste reisdocumenten (paspoort of identiteitsbewijs, visa). Zorg dat deze ook digitaal beschikbaar is. Let op de geldigheidsduur en of het reisdocument op alle reisbestemmingen (ook tussenstops) geldig is. Ieder land heeft eigen regels ten aanzien van visa en reisdocumentgeldigheidsduur. Je bent hier zelf verantwoordelijk voor. Het reisdocument moet je altijd kunnen tonen wanneer de autoriteiten daarom vragen.
• Zorg dat eventueel medicijngebruik, injecties, metalen voorwerpen in lichaam die bij scans problemen kunnen veroorzaken, vooraf is gemeld aan de excursiecoördinator en de gegevens van het medicijn is vastgelegd. Zorg de medicijnen geen problemen kunnen leveren bij de grensovergang.
• Bij minderjarigen is het verstandig een ‘toestemming reizen met minderjarige naar het buitenland’ Verklaring te hebben. Zeker als de reis naar niet- Schengenland betreft. De verklaring is te downloaden bij de rijksoverheid en moet door de gezaghebbende ouders worden ingevuld. Ook kopietjes van de paspoorten moet worden bijgevoegd. Bel voor uitleg en advies met www.kinderontvoering.org: 0031 088 800 9000.
• Zorg dat je van alle formulieren en kopietjes die je het GLR aan levert, het burgerservicenummer verwijdert/doorstreept.
• Zorg dat je altijd de gegevens van de reisbegeleiding hebt (digitaal en hardcopy) en in het bezit bent van de reisgegevens zoals de vertrek- en aankomsten tijden en plaatsen, adressen van het hotel, het dagprogramma etc.
• Je wordt geadviseerd een eigen reisverzekering af te sluiten. Zorg dat je je verzekeringskaart (of een foto daarvan) meeneemt. De reisverzekering die het GLR afsluit, geeft alleen een heel beperkte dekking en hier kan alleen aanspraak op worden gemaakt nadat de eigen verzekering is aangesproken.

Afspraken tijdens de excursie:

• De gedragsregels van het GLR zijn ook tijdens de uitstap van kracht. Deze zijn o.a. terug te vinden in het studentenstatuut en in gedragscode van het GLR, te vinden op de digitale servicedesk op MijnGLR. Ook het pestprotocol etc. is van toepassing.
• Je volgt actief het aangeboden excursieprogramma en volgt de instructies van de reisbegeleiding op.
• Je blijft bij heimwee/ziekte zolang als mogelijk bij de groep en vraagt de docent/begeleider hulp en/of ondersteuning.• Je geeft tijdig bij de reisbegeleiding aan wanneer je je niet goed voelt.
• Het is verboden om verdovende middelen (drugs, etc.) te gebruiken, dan wel in bezit te hebben.
• Alcoholgebruik tijdens de niet-onderwijsactiviteiten c.q. niet-excursieprogramma onderdelen mag alleen door personen van 18 jaar en ouder en dient zeer beperkt te zijn.
• De excursiebegeleiding behoudt zich het recht voor om deelnemers die de schoolregels en de formele wet- en regelgeving niet naleven, op eigen gelegenheid en kosten naar huis te sturen. Ben je minderjarig, dan gebeurt de terugzending onder begeleiding van een docent/begeleider, ook bij een dagexcursie. De extra gemaakte kosten worden volledig door de student terugbetaald, de kosten voor begeleiding zijn voor de schoolorganisatie.
• Je ouders of verzorgers worden van wangedrag of terugsturen op de hoogte gesteld, ongeacht je leeftijd.
• Tevens kan het niet naleven van de regels of het niet opvolgen van instructies van de reisbegeleiding, leiden tot uitsluiting van (verdere) deelname aan de excursie, stage of uitwisselingsprogramma en wellicht juridische of financiële consequenties met zich meebrengen.
• Bij bijzonderheden licht je altijd een van de begeleiders in, ook als het om medestudenten gaat. Wanneer je kennis hebt van een bepaalde situatie en er gebeurt iets, dan ben jij medeverantwoordelijk voor de gevolgen.